Vom Konzept zur Realität
Sie können relaxen - wir haben uns schon um alles gekümmert!
Mit unserem Prozess in JobRouter® wird die Verwaltung Ihrer Verträge so übersichtlich, einfach und effizient wie nie zuvor.
Unser Ziel ist es, Ihnen eine Vertragsverwaltung zu bieten, die Ihnen die Arbeit erleichtert und Zeit spart. Alle Ihre Verträge an einem zentralen Ort mühelos zu organisieren, aktualisieren und durchsuchen.
Sie können mühelos neue Verträge hinzufügen, wichtige Termine und Fristen eintragen und Dokumente hochladen. Die Suche nach bestimmten Verträgen oder Informationen wird zum Kinderspiel.
Sie können Verträge auch elektronisch signieren lassen, um den Prozess zu beschleunigen und papierlos zu arbeiten. Zudem ermöglicht JobRouter die Zusammenarbeit mehrerer Teammitglieder an einem Vertrag, sodass Sie effizient zusammenarbeiten können.
Sie haben stets alle Informationen griffbereit.
Das Beantragen Ihres Urlaubs so einfach und unkompliziert wie nie zuvor.
Wir wissen, wie wichtig es ist, dass Sie Ihre Urlaubsanträge schnell und reibungslos bearbeiten können. Deshalb haben wir einen JobRouter® Prozess entwickelt, um Ihnen dabei zu helfen, alles effizienter zu gestalten. Sie haben die Möglichkeit, Ihren Urlaubsantrag online einzureichen, ohne umständliche Papierformulare ausfüllen zu müssen. Sie können alle relevanten Informationen angeben, wie den gewünschten Zeitraum, den Grund für Ihren Urlaub, Sonderurlaub.
Die übersichtliche Benutzeroberfläche von JobRouter führt Sie Schritt für Schritt durch den Antragsprozess. Sie können Ihren Urlaubswunsch direkt in das System eingeben und haben jederzeit einen klaren Überblick über den Bearbeitungsstatus. Unser System ermöglicht es auch Ihrem Vorgesetzten oder der Personalabteilung, den Antrag schnell zu prüfen und zu genehmigen. Sie können den verbleibenden Urlaubsanspruch einsehen, Ihren Urlaubskalender verwalten und sogar automatische Benachrichtigungen erhalten, wenn Ihr Antrag bearbeitet wurde.
Keine komplizierten Formulare mehr, kein zeitraubender Papierkram.
Die ideale Lösung zur digitalen Ablage von Schriftverkehr.
Begrüßen Sie das digitale Zeitalter des Schriftverkehrs! Unser leistungsstarkes Workflow-Management-System bietet Ihnen die perfekte Lösung, um Ihren Schriftverkehr effizient und sicher zu archivieren.
Unser System ermöglicht es Ihnen, den gesamten Schriftverkehr digital zu erfassen, zu speichern und zu verwalten. Alle Dokumente an einem zentralen Ort.
Der Prozess ist denkbar einfach: Scannen Sie Ihre eingehenden Dokumente oder laden Sie sie direkt in JobRouter® hoch. Dank der übersichtlichen Benutzeroberfläche von JobRouter finden Sie problemlos den Schriftverkehr, den Sie suchen. Sie können nach verschiedenen Kriterien filtern, wie beispielsweise Datum, Absender oder Betreff, um die gewünschten Dokumente in Sekundenschnelle zu finden.
JobRouter® alle relevanten Datenschutzrichtlinien und bietet Ihnen somit ein Höchstmaß an Sicherheit für Ihren Schriftverkehr.
Der Eingangsrechnungsprozess ist ein wichtiger Bestandteil der betrieblichen Abläufe in Unternehmen. JobRouter® bietet eine effiziente Lösung zur Automatisierung dieses Prozesses.
Mit JobRouter® können Unternehmen den gesamten Eingangsrechnungsprozess digitalisieren und optimieren. Der Prozess beginnt mit dem Empfang der Eingangsrechnung. Diese wird eingescannt oder elektronisch empfangen und in das JobRouter®-System hochgeladen. Anschließend erfolgt die automatische Erfassung und Extrahierung der relevanten Informationen, wie Rechnungsnummer, Lieferantendaten und Rechnungsbetrag.
Im nächsten Schritt wird die Rechnung automatisch an die zuständige Abteilung oder Mitarbeiter zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet. Die Mitarbeiter können die Rechnung einsehen, prüfen und Genehmigungen erteilen oder Anmerkungen hinzufügen.
Sobald die Rechnung freigegeben ist, erfolgt die Buchung im ERP-System des Unternehmens. JobRouter® ermöglicht eine nahtlose Integration mit verschiedenen ERP-Systemen, um den Buchungsprozess zu automatisieren und die Daten synchron zu halten.
JobRouter® ermöglicht die effiziente Verwaltung der eingehenden Rechnungen und die Archivierung in einem zentralen elektronischen Dokumentenspeicher. Dadurch können Rechnungen schnell wiedergefunden werden und es entfällt die manuelle Suche nach Papierdokumenten.
Optimieren Sie Ihre Supportverwaltung mit JobRouter® – Effizienter Eingang von Kundenmails, Erstellung von Supporttickets und erstklassiges CRM
Mit JobRouter® bieten wir Ihnen eine herausragende Lösung zur Verwaltung Ihres Supports. Egal ob es um den Eingang von Kundenmails, die Erstellung von Supporttickets oder die effektive Verwaltung Ihres CRM geht – JobRouter® ist die ideale Plattform, um Ihren Supportprozess zu verbessern.
Der Eingang von Kundenmails war noch nie so einfach und strukturiert wie mit JobRouter®. Unser System ermöglicht es Ihnen, eingehende E-Mails automatisch zu erfassen und an die richtigen Mitarbeiter weiterzuleiten. Sie können Kundenanfragen kategorisieren und priorisieren, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird und dass jede Anfrage angemessen bearbeitet wird.
Die Erstellung von Supporttickets erfolgt nahtlos mit JobRouter®. Sobald eine Kundenanfrage erfasst wurde, können Sie mit wenigen Klicks ein Supportticket erstellen.
Darüber hinaus bietet JobRouter® eine nahtlose Integration mit anderen Systemen und Tools, die Sie bereits verwenden. Sie können beispielsweise Informationen aus Ihrem CRM oder Ihrem Wissensmanagement-System in JobRouter® importieren, um den Supportprozess weiter zu verbessern.
Effiziente Verwaltung von Ausgangsrechnungen, Versand und mehreren Ansprechpartnern mit JobRouter®
Mit JobRouter® bieten wir Ihnen eine umfassende Lösung zur Verwaltung Ihrer Ausgangsrechnungen. Egal ob es um die Erstellung, den Versand oder die Verwaltung mehrerer Ansprechpartner geht – JobRouter® unterstützt Sie bei jedem Schritt und sorgt für eine effiziente Abwicklung.
Sobald eine Rechnung erstellt wurde, unterstützt JobRouter® Sie beim Versand. Sie können wählen, ob Sie die Rechnungen per E-Mail oder Post verschicken möchten. JobRouter® ermöglicht es Ihnen, automatisierte Workflows einzurichten, um den Versandprozess zu optimieren. Zusätzlich können Sie den Versandstatus überwachen und sicherstellen, dass alle Rechnungen erfolgreich zugestellt wurden.
JobRouter® bietet auch die Möglichkeit, mehrere Ansprechpartner zu verwalten. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie mit verschiedenen Kunden arbeiten oder Rechnungen an unterschiedliche Abteilungen oder Personen senden müssen.
Mit JobRouter® optimieren Sie nicht nur Ihre Ausgangsrechnungen, sondern verbessern auch die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe. Sie sparen Zeit, minimieren Fehler und haben stets alle Informationen griffbereit.
Ausgangsrechnungen werden von der Abrechnungsabteilung in ISS vorbereitet und zur Freigabe in den Workflow gegeben.
Die Freigeber kontrollieren den Beleg und geben diesen frei.
Anschließend wird im ISS die Freigabe zur Fakturierung erteilt und die Verarbeitung mit Buchung kann durchgeführt werden
Technik: wird eine Bestellung für einen Lieferanten ausgelöst, wird dadurch ein Workflow gestartet.
Der zuständige Techniker/Superintendent prüft die Bestellung und gibt diese frei.
Ggfs. gibt es weitere Freigabestufen (z.B. betragsabhängig).
Zu Ende wird die Bestellung durch den Workflow an den Lieferanten gesendet
Belege werden in ISS fakturiert und an den Workflow gegeben.
Die Freigeber kontrollieren den Beleg.
Eine Information zur Zahlungsanweisung geht anschließend zur Buchhaltung.
Weiterhin wird der Beleg automatisch per JobRouter an den Kunden versendet.
JobRouter® unterstützt mit JobArchive die rechtssichere Archivierung. V.a. Dokumente wir Ausgangsbelege, Eingangsbelege etc. können somit im JobRouter® gespeichert werden.
Über eine Integration können z.B. Dokumente direkt aus ISS oder aus der Buchhaltung aufgerufen werden.
Wird ein Schiff in der Disposition mit mehr Tonnage disponiert als im Schiffstamm erlaubt, wird eine Vorgang an die QM-Abteilung ausgelöst.
Im weiteren Verlauf kann entschieden/dokumentiert werden, ob der Transport mit der höheren Menge trotzdem stattfinden kann
Wird ein Schiff mit einem Produkt disponiert, dass nicht in der Stoffliste des Schiffs erwähnt wird, wird ein Freigabevorgang im JobRouter® gestartet.
Die freigebende Abteilung (z.B. Technik/QM) kann den Vorgang anhand von ISS-Daten prüfen und anschließend freigeben oder verweigern
Für Belege von/an bestimmte Kunden/Lieferanten (Partikuliere) wird bestimmt, dass diese in ein eigenes Archiv für Partikuliere einlaufen.
Z.B. können so alle Eingangs- und Ausgangsbelege für einen Monat gesammelt werden. Am Ende des Monats erhält der Partikulier einen Zugangslink oder einen Download-Link für alle gesammelten Belege für seine eigene Buchhaltung.
Ein Schiff fordert den Bedarf an zu Bunkern.
Die Freigabe wird durch das Büro erteilt, anschließend sendet JobRouter® automatisch eine Bestätigung an die Bunkerstelle.
Die voraussichtliche Bunkermenge wird der Buchhaltung zwecks Monats- und Jahresabschluss vorab gemeldet.
Weiterhin kann durch die Bunkermeldung ein Gasölauftrag in ISS angelegt werden, um die Eingangsrechnung vereinfacht buchen zu können
Prozesse im Zusammenhang mit Sage
Sage Belege werden in das JobRouter® Archiv abgelegt und bestimmte Indexfelder werden befüllt. Einkaufsbelege und Verkaufsbelege können pro Belegart in Sage für die Archivierung konfiguriert werden.
Im Sage kann man die Dokumente aus dem Archiv anzeigen lassen. Falls eine neue Version von einem Beleg erzeugt wird, sieht man diese Versionshistorie im Archiv.
Über einen JobRouter® Ablauf/Prozess kann man weitere Dokumente an einen archivierten Beleg anhängen.
Über die JobRouter® Funktionalität kann man verschieden Berechtigungen / Ansichten auf die archivierten Belege definieren.
Der JobRouter® holt Eingangsbelege aus einem E-Mailpostfach ab und die Rechnungsdaten werden erfasst. X-Rechnungen oder ZugFeRD Rechnungen werden ausgelesen, was die manuelle Erfassung reduziert. Zusätzlich kann man eine OCR-Erkennungssoftware einsetzen. Darauf folgend werden in verschiedenen Masken die Belege kontiert und freigeben.
Anschließend werden die Rechnungsdaten und die Kontierung in die Sage Buchhaltung übertragen. Dort kann der Beleg angezeigt werden (aus dem JobRouter®Archiv) und der Nutzer kann den Beleg verbuchen.
Einkaufsbelege/ Bestellungen können über Sage erzeugt und dann an den JobRouter® übergeben werden. Dort können sie über einen Freigabe Prozess durch ein 4-Augen Prinzip geprüft werden, bevor sie an den Lieferanten per Email als PDF oder aber auch in einen XML-Format geschickt werden. Am Ende des Prozesses steht die Archivierung in das JobRouter® Archiv.
Der Lieferant schickt anschließend eine Bestätigung per Email im Textformat oder in einem vordefinierten XML-Format. Ein Mitarbeiter bekommt den Eingang mit und kann in einem Prüfungsschritt die Daten aus der Bestellung, Auftragsbestätigung und Email mit einander vergleichen. Bei einem positiven Ergebnis werden alle Dokumenten an die Bestellung im Archiv angehängt und gewollte Felder im Sage automatisch gesetzt. Falls bestimmte Daten in der Auftragsbestätigung nicht vorhanden sind, können vordefinierte Emailtexte an den Lieferanten geschickt werden.
Falls die Auftragsbestätigung elektronisch (als XML) ankommt, können alle Felder verglichen werden und nur bei einer Abweichung ist ein Eingriff von einem Mitarbeiter notwendig. Weiterhin werden alle Dokumente an die Bestellung im Archiv angehängt. Bei einer Abweichung kommt der oben genannte Prüfschritt.
Ein Außendienstmitarbeiter/ Vertreter kann über den JobRouter® (auch per JobRouter® App) einen neuen Kundenauftrag erfassen.
In der Maske kann ein Kunde (aus dem Sage Kundenstamm) ausgewählt werden, oder es kann ein neuer Kunde angelegt werden.
Auf Positionsebene kann man auf Artikelgruppen, Artikel und Einzelpreise aus Sage zurückgreifen und Mengen sowie Rabatte eintragen.
Der Kunde kann in der App den Auftrag als Bestätigung seiner Zustimmung unterschreiben.
Aus diesen Informationen wird ein Protokoll erzeugt. Dieses Dokument wird anschließend von Sage importiert und die Auftragsdaten sind in Sage verfügbar.
JobRouter® holt Eingangsbelege aus einem E-Mailpostfach ab und die Rechnungsdaten werden erfasst. X-Rechnungen oder ZugFeRD Rechnungen werden ausgelesen, was die manuelle Erfassung reduziert. Zusätzlich kann man eine OCR-Erkennungssoftware einsetzen. Darauf folgend werden in verschiedenen Masken die Belege kontiert und freigeben.
Anschließend werden die Rechnungsdaten und die Kontierung in die Sage Buchhaltung übertragen. Dort kann der Beleg angezeigt werden (aus dem JobRouter®Archiv) und der Nutzer kann den Beleg verbuchen.
Eine Person in der Verwaltung kann im JobRouter® einen Monteurauftrag anlegen, beispielsweise für die Inbetriebnahme einer Maschine bei einem Kunden.
Hier können einige Informationen angegeben werden, die für den Auftrag wichtig sind, wie beispielsweise welche Artikel/Ersatzteile benötigt werden und welcher Monteur diesen Auftrag übernehmen soll.
Zusätzlich werden in Sage verschiedene Checklisten eingepflegt, was beispielsweise bei einer Installation einer Maschine beachtet bzw. abgearbeitet werden muss.
Welche Checkliste abgearbeitet werden soll, gibt ebenfalls der Verwaltungsmitarbeiter an.
Im nächsten Schritt bekommt der Monteur den Auftrag und kann diesen auch in der JobRouter® App abarbeiten.
Hier muss der Kunde unterschreiben, dass der Monteur seine Arbeiten erledigt hat.
Anschließend kann ein Verwaltungsmitarbeiter noch einmal die eingetragenen Informationen überprüfen (beispielsweise auch die Dienstleistungszeit, welche der Monteur angegeben hat).
Als Abschluss des JobRouter® Prozesses wird aus den eingegebenen Informationen ein Protokoll erzeugt und die Daten Sage zur Verfügung gestellt, um daraus beispielsweise eine Rechnung zu erzeugen.
Über ein Telefonat oder eine E-Mail reklamiert ein Kunde die erhaltene Ware.
Hier kann ein Retoure-Verfahren angestoßen werden.
Der Kunde bekommt eine E-Mail, dass eine Retoure aufgenommen ist, und bekommt Information wie er die Ware zurück schicken soll.
Wenn die Ware geliefert wird, kann der Mitarbeiter aus den wartenden Retouren auswählen und weitere Daten als auch Bilder dazu erfassen.
Der Kunde bekommt eine automatische Email über der Eingang.
Die Buchhaltung entscheidet anhand der eingegeben Informationen und Bilder, welcher Betrag erstattet wird. Diese Daten werden per Schnittstelle zurück an Sage gemeldet.
Ein Retourebeleg wird von Sage automatisch erzeugt und über JobRouter® an den Kunden geschickt. Die Retoure landet bei der Finanzabteilung und wartet auf die Überweisung.
Nachdem der Auftrag von der Finanzabteilung getätigt wurde, ist der Prozess abgeschlossen.
Wenn Ware ohne vorherige Absprache zurück kommt, kann auch der Lagermitarbeiter eine Retoure anstoßen.
Es kommt auch vor, dass Kunden anrufen, aber keinen Ware schicken. Da somit eine Retoure gestartet wurde, kann man deutlich sehen, welche Waren noch nicht gekommen sind, und eine Erinnerung automatisch schicken lassen.
Eine Historie über alle Reklamationen für einen Kunden ist einfach aufrufbar.
Mit diesem Prozess können Kassenbücher im JobRouter® geführt werden.
Hier werden jeden Tag die Belege in eine Maske eingetragen und es kann auf Sage Kassenbuch Belegarten zurückgegriffen werden.
Diese bewirken, dass Felder wie Kostenstelle und Konto automatisch vor belegt werden, sodass die Nutzer nicht zwingend Buchhaltungsmitarbeiter sein müssen. Am Ende eines Tages muss das Kassenbuch von zwei Personen getrennt gezählt werden.
Hier kann detailliert angegeben werden, welche und wie viele Scheine und Münzen vorhanden sind, woraus ein Zählprotokoll wird erzeugt.
Die Buchungen können anschließend noch von einen Buchhaltungsmitarbeiter geprüft werden.
Nach Kassenabschluss werden die eingegebenen Daten automatisch zu Sage exportiert und dort automatisch verbucht.
Bei einer Bunkerstation werden Schiffe der Binnenschifffahrt betankt.
Die Pumpen einer solchen Station liefern Informationen darüber, wie viel ein Schiff getankt hat.
Daraufhin kann ein Mitarbeiter im JobRouter® einen Lieferschein erzeugen lassen und diesen per Mail an das Schiff verschicken.
Zusätzlich werden die Daten nach Sage übertragen und auch ein Sage Lieferschein erzeugt.
Im Sage HR-Modul wird der Urlaubsanspruch verwaltet.
JobRouter® greift diese Daten ab, sodass diese dem Nutzer bei einer Urlaubsbeantragung angezeigt werden können.
Beim Beantragen werden bestimmte Prüfungen ausgeführt, wie beispielsweise ob der Nutzer für den gewünschten Urlaub noch genügend Urlaubstage zur Verfügung hat.
Der Urlaubsantrag kann im Unternehmen durch verschiedene Prüfungen/Genehmigungen gehen und anschließend wird der automatisch im HR-Modul über eine Schnittstelle gebucht.
Im JobRouter® hat der Mitarbeiter eine Übersicht über alle genehmigten, abgelehnten und angefragten Urlaube.
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