Van concept tot realiteit
Je kunt je ontspannen - wij hebben overal al voor gezorgd!
Ons proces in JobRouter® maakt het beheren van uw contracten duidelijker, eenvoudiger en efficiënter dan ooit tevoren.
Ons doel is om u te voorzien van contractbeheer dat uw werk makkelijker maakt en u tijd bespaart. Organiseer, update en doorzoek moeiteloos al uw contracten op één centrale plek.
Je kunt moeiteloos nieuwe contracten toevoegen, belangrijke data en deadlines invoeren en documenten uploaden. Zoeken naar specifieke contracten of informatie wordt een fluitje van een cent.
U kunt contracten ook elektronisch laten ondertekenen om het proces te versnellen en papierloos te werken. JobRouter maakt het bovendien mogelijk dat meerdere teamleden samenwerken aan een contract, zodat u efficiënt kunt samenwerken.
U heeft altijd alle informatie binnen handbereik.
Het aanvragen van je verlof is eenvoudiger dan ooit tevoren.
We weten hoe belangrijk het is dat je je verlofaanvragen snel en soepel kunt verwerken. Daarom hebben we een JobRouter® proces ontwikkeld om je te helpen alles efficiënter te doen. Je hebt de mogelijkheid om je verlofaanvraag online in te dienen zonder dat je omslachtige papieren formulieren hoeft in te vullen. Je kunt alle relevante informatie opgeven, zoals de periode die je wilt, de reden voor je verlof, bijzonder verlof.
JobRouter’s duidelijke gebruikersinterface leidt u stap voor stap door het aanvraagproces. Je kunt je verlofaanvraag direct in het systeem invoeren en hebt te allen tijde een duidelijk overzicht van de verwerkingsstatus. Via ons systeem kan ook je leidinggevende of HR-afdeling de aanvraag snel controleren en goedkeuren. Je kunt het resterende verlofrecht bekijken, je verlofkalender beheren en zelfs automatisch meldingen ontvangen wanneer je aanvraag is verwerkt.
Geen ingewikkelde formulieren meer, geen tijdrovend papierwerk.
De ideale oplossing voor het digitaal archiveren van correspondentie.
Welkom in het digitale correspondentietijdperk! Ons krachtige workflow management systeem biedt je de perfecte oplossing om je correspondentie efficiënt en veilig te archiveren.
Met ons systeem kun je al je correspondentie digitaal vastleggen, opslaan en beheren. Alle documenten op één centrale locatie.
Het proces is eenvoudig: scan uw inkomende documenten of upload ze direct in JobRouter®. Dankzij de overzichtelijke gebruikersinterface van JobRouter vindt u eenvoudig de correspondentie die u zoekt. U kunt filteren op verschillende criteria, zoals datum, afzender of onderwerp, om binnen enkele seconden de documenten te vinden die u nodig heeft.
JobRouter® voldoet aan alle relevante richtlijnen voor gegevensbescherming en biedt u dus het hoogste niveau van beveiliging voor uw correspondentie.
Het inkomende factuurproces is een belangrijk onderdeel van de operationele processen in bedrijven. JobRouter® biedt een efficiënte oplossing om dit proces te automatiseren.
Met JobRouter® kunnen bedrijven het gehele inkomende factuurproces digitaliseren en optimaliseren. Het proces begint met de ontvangst van de inkomende factuur. Deze wordt gescand of elektronisch ontvangen en geüpload in het JobRouter® systeem. Vervolgens wordt de relevante informatie automatisch vastgelegd en geëxtraheerd, zoals factuurnummer, leveranciersgegevens en factuurbedrag.
In de volgende stap wordt de factuur automatisch doorgestuurd naar de verantwoordelijke afdeling of medewerker voor controle en goedkeuring. De medewerkers kunnen de factuur bekijken, controleren en goedkeuren of opmerkingen toevoegen.
Zodra de factuur is goedgekeurd, wordt deze in het ERP-systeem van het bedrijf geplaatst. JobRouter® maakt naadloze integratie met verschillende ERP-systemen mogelijk om het boekingsproces te automatiseren en gegevens synchroon te houden.
JobRouter® maakt het mogelijk om inkomende facturen efficiënt te beheren en te archiveren in een centraal elektronisch documentenarchief. Hierdoor kunnen facturen snel worden opgehaald en is het niet meer nodig om handmatig naar papieren documenten te zoeken.
Met JobRouter® bieden wij u een uitstekende oplossing voor het managen van uw support. Of het nu gaat om het ontvangen van e-mails van klanten, het creëren van support tickets of het effectief beheren van uw CRM, JobRouter® is het ideale platform om uw support proces te verbeteren.
Het ontvangen van e-mails van klanten is nog nooit zo eenvoudig en gestructureerd geweest als met JobRouter®. Met ons systeem kunt u inkomende e-mails automatisch vastleggen en doorsturen naar de juiste medewerkers. U kunt klantverzoeken categoriseren en prioriteren om ervoor te zorgen dat niets over het hoofd wordt gezien en dat elk verzoek op de juiste manier wordt behandeld.
Het aanmaken van supporttickets verloopt naadloos met JobRouter®. Zodra een klantverzoek is vastgelegd, kunt u met slechts een paar klikken een supportticket aanmaken.
Daarnaast biedt JobRouter® naadloze integratie met andere systemen en tools die u al gebruikt. U kunt bijvoorbeeld informatie uit uw CRM of kennismanagementsysteem importeren in JobRouter® om het supportproces verder te verbeteren.
Efficiënt beheer van uitgaande facturen, verzending en meerdere contacten met JobRouter®.
Met JobRouter® bieden wij u een uitgebreide oplossing voor het beheer van uw uitgaande facturen. Of het nu gaat om het aanmaken, verzenden of beheren van meerdere contacten – JobRouter® ondersteunt u bij elke stap en zorgt voor een efficiënte verwerking.
Zodra een factuur is aangemaakt, ondersteunt JobRouter® u bij het verzenden ervan. U kunt kiezen of u de facturen per e-mail of per post wilt versturen. Met JobRouter® kunt u geautomatiseerde workflows opzetten om het verzendproces te optimaliseren. Daarnaast kunt u de verzendstatus monitoren en ervoor zorgen dat alle facturen succesvol zijn afgeleverd.
JobRouter® biedt ook de mogelijkheid om meerdere contactpersonen te beheren. Dit is vooral handig als u met verschillende klanten werkt of facturen naar verschillende afdelingen of mensen moet sturen.
Met JobRouter® optimaliseert u niet alleen uw uitgaande facturen, maar verbetert u ook de efficiëntie van uw workflows. U bespaart tijd, minimaliseert fouten en hebt altijd alle informatie bij de hand.
Uitgaande facturen worden voorbereid door de factureringsafdeling in ISS en naar de workflow gestuurd voor vrijgave.
De goedkeurders controleren het document en geven het vrij.
Vervolgens wordt de vrijgave voor facturatie gegeven in ISS en kan de verwerking met boeking worden uitgevoerd.
De verantwoordelijke technicus/superintendent controleert de bestelling en geeft deze vrij.
Indien nodig zijn er verdere vrijgaveniveaus (bijv. afhankelijk van het bedrag).
Uiteindelijk wordt de bestelling via de workflow naar de leverancier gestuurd.
Ontvangsten worden gefactureerd in ISS en naar de workflow gestuurd.
De goedkeurders controleren de bon.
Informatie over de betalingsopdracht wordt vervolgens naar de boekhoudafdeling gestuurd.
Bovendien wordt de bon automatisch via JobRouter naar de klant gestuurd.
JobRouter® ondersteunt wettelijke archivering met JobArchive. Documenten zoals uitgaande documenten, inkomende documenten, etc. kunnen worden opgeslagen in JobRouter®.
Via integratie kunnen documenten direct vanuit ISS of bijvoorbeeld de boekhouding worden opgevraagd.
Als een schip wordt ingepland met meer tonnage dan toegestaan in de scheepsmaster, wordt er een proces gestart naar de QM-afdeling.
In het verdere verloop kan worden besloten/gedocumenteerd of het transport met de hogere hoeveelheid nog steeds kan plaatsvinden.
Als een schip is ingepland met een product dat niet wordt genoemd in de stoffenlijst van het schip, wordt een vrijgaveproces gestart in JobRouter®.
De vrijgevende afdeling (bijv. engineering/QM) kan het proces controleren op basis van ISS-gegevens en het vervolgens vrijgeven of weigeren.
Voor ontvangsten van/aan bepaalde klanten/leveranciers (particuliere) wordt bepaald dat deze in een apart archief voor particulieren terechtkomen.
Alle inkomende en uitgaande documenten kunnen bijvoorbeeld een maand lang worden verzameld.
Aan het einde van de maand ontvangt de deelnemer een toegangslink of een downloadlink voor alle verzamelde bonnen voor zijn eigen boekhouding.
Een schip vraagt om bunkering.
De vrijgave wordt gegeven door het kantoor, waarna JobRouter® automatisch een bevestiging stuurt naar het bunkerpunt.
De verwachte bunkerhoeveelheid wordt vooraf gerapporteerd aan de boekhoudafdeling ten behoeve van de maand- en jaarafsluiting.
Bovendien kan het bunkerbericht worden gebruikt om een gasolieorder aan te maken in ISS om de boeking van de inkomende factuur te vereenvoudigen.
Processen met betrekking tot Sage
Sage-bonnen worden opgeslagen in het JobRouter® archief en specifieke indexvelden worden ingevuld. Inkoopdocumenten en verkoopdocumenten kunnen worden geconfigureerd voor archivering per documenttype in Sage.
De documenten uit het archief kunnen worden weergegeven in Sage. Als er een nieuwe versie van een document wordt aangemaakt, is deze versiehistorie te zien in het archief.
Via een JobRouter® proces kunt u verdere documenten toevoegen aan een gearchiveerd document.
De JobRouter® functionaliteit kan worden gebruikt om verschillende autorisaties / weergaven op de gearchiveerde documenten te definiëren.
De JobRouter® haalt inkomende documenten op uit een e-mailpostvak en de factuurgegevens worden vastgelegd. X-facturen of ZugFeRD-facturen worden uitgelezen, wat handmatige vastlegging vermindert. Daarnaast kan OCR-herkenningssoftware worden gebruikt. Vervolgens worden de documenten toegewezen aan accounts en vrijgegeven in verschillende maskers.
Daarna worden de factuurgegevens en de boekhoudtoewijzing overgebracht naar Sage Accounting. Daar kan het document worden weergegeven (vanuit het JobRouter® archief) en kan de gebruiker het document boeken.
Inkoopdocumenten/inkooporders kunnen worden gegenereerd via Sage en vervolgens worden doorgestuurd naar JobRouter®.
Daar kunnen ze worden gecontroleerd door een 4-ogen principe via een goedkeuringsproces voordat ze per e-mail naar de leverancier worden gestuurd als PDF of ook in XML-formaat.
Aan het einde van het proces worden ze gearchiveerd in het JobRouter® archief.
De leverancier stuurt vervolgens een bevestiging per e-mail in tekstformaat of in een vooraf gedefinieerd XML-formaat.
Een medewerker ontvangt de ontvangstbevestiging en kan de gegevens uit de order, orderbevestiging en e-mail vergelijken in een verificatiestap.
Als het resultaat positief is, worden alle documenten in het archief aan de bestelling gekoppeld en worden de gewenste velden automatisch ingesteld in Sage. Als bepaalde gegevens niet beschikbaar zijn in de orderbevestiging, kunnen vooraf gedefinieerde e-mailteksten naar de leverancier worden gestuurd.
Als de orderbevestiging elektronisch binnenkomt (als XML), kunnen alle velden worden vergeleken en alleen in geval van een discrepantie is een tussenkomst van een medewerker nodig.
Bovendien worden alle documenten in het archief bij de bestelling gevoegd. In het geval van een discrepantie vindt de bovengenoemde teststap plaats.
Een vertegenwoordiger kan een nieuwe klantorder invoeren via JobRouter® (ook via JobRouter® App).
In het masker kan een klant worden geselecteerd (uit de Sage-klantenstam) of kan een nieuwe klant worden aangemaakt.
Op artikelniveau heeft u toegang tot artikelgroepen, artikelen en individuele prijzen uit Sage en kunt u hoeveelheden en kortingen invoeren.
De klant kan de bestelling in de app ondertekenen ter bevestiging van zijn akkoord.
Van deze informatie wordt een logboek gegenereerd. Dit document wordt vervolgens geïmporteerd door Sage en de ordergegevens zijn beschikbaar in Sage.
JobRouter® haalt inkomende documenten op uit een e-mail inbox en de factuurgegevens worden vastgelegd. X-facturen of ZugFeRD-facturen worden uitgelezen, wat handmatige vastlegging vermindert. Daarnaast kan OCR-herkenningssoftware worden gebruikt. Vervolgens worden de documenten toegewezen aan accounts en vrijgegeven in verschillende maskers.
Daarna worden de factuurgegevens en de boekhoudtoewijzing overgebracht naar Sage Accounting. Daar kan het document worden weergegeven (vanuit het JobRouter® archief) en kan de gebruiker het document boeken.
Een administratief medewerker kan in JobRouter® een monteursorder aanmaken, bijvoorbeeld voor de inbedrijfstelling van een machine bij een klant.
Hier kan informatie worden ingevoerd die belangrijk is voor de opdracht, zoals welke artikelen/reserveonderdelen nodig zijn en welke monteur deze opdracht moet uitvoeren.
Daarnaast worden er verschillende checklists ingevoerd in Sage, bijvoorbeeld wat er moet worden nageleefd of verwerkt tijdens de installatie van een machine.
De administratief medewerker geeft ook aan welke checklist verwerkt moet worden.
In de volgende stap ontvangt de monteur de order en kan deze ook verwerken in de JobRouter® app.
Hier moet de klant tekenen dat de monteur klaar is met zijn werk.
Daarna kan een administratief medewerker de ingevoerde informatie nogmaals controleren (bijvoorbeeld ook de servicetijd die de monteur heeft opgegeven).
Aan het einde van het JobRouter® proces wordt een logboek gegenereerd van de ingevoerde informatie en worden de gegevens beschikbaar gesteld aan Sage, bijvoorbeeld om een factuur te genereren.
Een klant klaagt over de ontvangen goederen via een telefoontje of een e-mail.
Hier kan een retourprocedure worden gestart.
De klant ontvangt een e-mail dat er een retourzending is geregistreerd en informatie over hoe de goederen kunnen worden geretourneerd.
Wanneer de goederen worden afgeleverd, kan de medewerker een keuze maken uit de wachtende retouren en verdere gegevens en foto’s invoeren.
De klant ontvangt automatisch een e-mail over de ontvangst.
De boekhoudafdeling beslist op basis van de ingevoerde informatie en foto’s welk bedrag wordt terugbetaald. Deze gegevens worden via een interface teruggemeld aan Sage.
Een retourbon wordt automatisch door Sage gegenereerd en via JobRouter® naar de klant gestuurd. De retourzending komt terecht bij de financiële afdeling en wacht op de overdracht.
Zodra de bestelling door de financiële afdeling is geplaatst, is het proces voltooid.
Als goederen zonder afspraak worden geretourneerd, kan de magazijnmedewerker ook een retour in gang zetten.
Het komt ook voor dat klanten bellen, maar geen goederen opsturen. Omdat er dus een retour is geïnitieerd, kun je duidelijk zien welke goederen nog niet zijn aangekomen en automatisch een herinnering laten versturen.
Een geschiedenis van alle retouren voor een klant is eenvoudig toegankelijk.
Met dit proces kunnen kasboeken worden bijgehouden in JobRouter®.
Hier worden de bonnen elke dag in een masker ingevoerd en kunnen Sage kasboekbon types worden gebruikt.
Deze hebben als effect dat velden zoals kostenplaats en rekening automatisch vooraf worden toegewezen, zodat gebruikers niet noodzakelijk boekhoudkundige medewerkers hoeven te zijn. Aan het einde van de dag moet het kasboek door twee personen apart geteld worden.
Hierbij kan tot in detail worden aangegeven welke en hoeveel biljetten en munten aanwezig zijn, op basis waarvan een telprotocol wordt gegenereerd.
De invoer kan vervolgens worden gecontroleerd door een accountant.
Na het afsluiten van het kasboek worden de ingevoerde gegevens automatisch geëxporteerd naar Sage en daar automatisch geboekt.
In een bunkerstation worden binnenschepen bijgetankt.
De pompen van zo’n station geven informatie over hoeveel een schip heeft getankt.
Een medewerker kan vervolgens in JobRouter® een afleverbon genereren en per e-mail naar het schip sturen.
Daarnaast worden de gegevens overgezet naar Sage en wordt er ook een Sage afleverbon gegenereerd.
Het recht op verlof wordt beheerd in de Sage HR-module.
JobRouter® ontsluit deze gegevens zodat deze getoond kunnen worden aan de gebruiker bij het aanvragen van verlof.
Bij het aanvragen van verlof worden bepaalde controles uitgevoerd, zoals of de gebruiker nog voldoende verlofdagen beschikbaar heeft voor het gewenste verlof.
De verlofaanvraag kan verschillende controles/goedkeuringen in het bedrijf doorlopen en wordt dan automatisch geboekt in de HR-module via een interface.
In JobRouter® heeft de medewerker een overzicht van alle goedgekeurde, afgekeurde en aangevraagde verloven.
Heb je interesse of wil je meer informatie?
Neem dan contact met ons op: Telefonisch, per e-mail of via het contactformulier.